Pengertian Tentang Apa Itu Action Plan dan Tips Merancangnya

Di dunia yang semakin cepat perkembangannya, bisnis sebaiknya selalu berkembang sehingga tidak tertinggal. Tujuan-tujuan bisa dibuat dengan mudah tapi eksekusi tetap kunci yang penting agar hal tersebut bisa dicapai. Dalam bisnis atau pembuatan sebuah proyek, action plan biasanya sering dipakai untuk membuat sebuah bisnis bisa mencapai goalsnya. Tapi apa itu action plan?

Mari ibaratkan sebuah bisnis adalah seorang ibu yang sedang mengajari anaknya untuk bisa melakukan sesuatu. Seorang anak umumnya tidak langsung mengerti tentang apa perintah ibunya, misalnya sang ibu ingin anak bisa menulis. Tentu caranya tidak akan sederhana bukan? Ibu harus membuat strategi seperti bagaimana cara mengenalkan anak memegang tulisan, bagaimana membuat anak membedakan bentuk setiap huruf dan sebagainya. Strategi-strategi ini yang bisa disebut dengan action plan. Mari kita bahas lebih dalam.

Apa itu Action Plan?

Dari gambaran di atas, kita bisa bayangkan bahwa action plan akan berisi langkah-langkah yang mesti dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam bisnis, action plan bisa berupa rancangan atau blueprint berisi strategi untuk mendapatkan tujuan bisnis. Di dalamnya akan berisi juga hal-hal seperti siapa yang bertanggung jawab, apa saja pekerjaannya, durasi pengerjaan, rancangan dana dan sebagainya. Semua hal yang bisa mendukung sebuah tujuan tercapai, wajib dicantumkan dalam action plan.

Bentuk atau contoh action plan bisa sangat beragam karena disesuaikan dengan siapa yang mengerjakan. Misalnya, action plan tim digital marketing tentu akan berbeda dengan yang dimiliki oleh tim produksi sebab tujuannya berbeda. Karena itu, kamu bisa tentukan metriks-metriks atau takaran apa yang ingin dicapai, kemudian merumuskan sumber daya, PIC (people in charge), serta deadline dan lainnya.

Manfaat Action Plan

Secara sederhana, action plan memiliki tujuan untuk membantu mencapai tujuan. Misalnya bila berkaitan dengan bisnis, action plan bisa berperan untuk seorang manajer untuk memantau bagaimana sebuah proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai agar tujuan dapat tercapai. Lebih detail, berikut ini manfaat dari membuat action plan:

1. Memperjelas langkah-langkah atau tugas yang harus dikerjakan. Dalam proses pembuatannya umumnya akan dilakukan brainstorming dengan tim untuk menentukan langkah apa yang harus dibuat untuk mencapai tujuan. Dalam proses ini, akan muncul ide dan gagasan yang kemudian akan dipilih serta kemudian disesuaikan.
2. Menentukan siapa saja yang bertanggung jawab. Menunjuk atau memilih PIC atau people in charge juga sangat penting dalam action plan sebab merekalah yang nantinya akan mengawasi dan bisa dimintai pertanggungjawaban jika diperlukan.
3. Memberi kejelasan tentang job description. Setelah menemukan siapa yang bertugas, tentu penting untuk menjelaskan soal deskripsi pekerjaannya. Sehingga seseorang tahu harus melakukan apa, kapan dan bagaimana.
4. Membangun kesepakatan antar anggota tim. Hal-hal yang ada di dalam action plan dirancang dan disetujui bersama agar dalam pelaksanaannya tidak ada halangan.
5. Membangun sense of belonging. Action plan pada dasarnya dibuat untuk mencapai goals yang dibutuhkan oleh bisnis. Karena itu memiliki sense of belonging atau rasa kepemilikan bisa membantu tujuan cepat tercapai.
6. Memberi kejelasan tentang tenggat waktu. Setiap proyek sebaiknya memiliki target waktu pelaksanaan yang bisa dibahas ketika membuat action plan. Tujuannya adalah untuk mengukur apakah strategi sudah dilaksanakan dengan tepat atau tidak.

Tips Membuat Action Plan

Untuk mencapai tujuan dengan efektif dan efisien, kamu perlu membuat action plan dengan tepat. Ada beberapa tips yang bisa dijalankan yaitu:

Menentukan target utama

Pertama-tama temukan terlebih dahulu apa masalah yang akan diselesaikan dalam action plan. Berangkat dari sana, kamu bisa menentukan kira-kira solusi apa yang dibutuhkan. Ini juga bisa disebut sebagai target utama atau main goals. Meski terlihat mudah sebenarnya masih banyak bisnis yang kesusahan menentukan target karena tidak bisa merumuskan masalah yang sedang dihadapi.

Siapkan target pendukung

Jika sudah punya target utama, siapkan juga target pendukung. Hal ini dilakukan utamanya agar target utama bisa tercapai dengan mulus. Jadi pada dasarnya, target pendukung adalah strategi-strategi yang dibagi menjadi target-target kecil. Misalnya, target utama adalah mendapatkan 1000 penjualan dalam waktu 6 bulan lalu target pendukungnya adalah membagi target tersebut dalam beberapa periode.

Menentukan tenggat waktu untuk setiap target

Membuat timeline atau alur waktu sangat penting untuk sebuah action plan. Sebab ini jadi tolok ukur apakah target yang dibuat sudah masuk akal atau tidak. Oleh sebab itu, membuat tenggat waktu harus dipikirkan secara matang. Selain itu, tenggat waktu juga berguna sebagai batasan yang menjaga ritme kerja berjalan dengan lancar.

Menunjuk sumber daya yang optimal

Butuh orang yang tepat untuk mengerjakan secara efisien di setiap pekerjaan tertentu. Karenanya, kamu perlu tahu potensi dari setiap anggota tim. Sumber daya juga berkaitan dengan perencanaan dana. Berapa dana yang dibutuhkan dan apakah dana tersebut akan digunakan tepat sasaran? Rancang dengan baik jawabannya di action planmu.

Itu dia semua hal yang harus kamu tahu tentang action plan. Sekarang mari berkumpul bersama tim dan rancang action plan terbaik untuk bisnismu.